A Contribuição da Comunicação Assíncrona para Equipes Distribuídas

Você já tentou acompanhar os vários canais de comunicação que utiliza durante o dia? Atualmente, a maioria de vocês está trabalhando de forma assíncrona e as equipes remotas usam uma variedade de ferramentas para comunicação, entre outras finalidades.

  • Aplicativo de webconferência para reuniões de equipe.
  • Interações com seus clientes e outros constituintes: Mensagens e telefonemas
  • Conversa fiada, atualizações de trabalho e qualquer outra coisa: software falante
  • Comentários e comentários: videoconferência e gravações de tela
  • Atribuição e monitoramento de tarefas: ferramentas de gerenciamento de projetos

Esta lista não está completa, mas fornece um excelente resumo do nosso padrão de comunicação. Agora, reserve um tempo para considerar o caráter contraditório de alguns dos instrumentos que você emprega.

Webconferência, chamadas telefônicas e videoconferências são técnicas de comunicação síncrona. A comunicação deve ser realizada imediatamente. Ao ter uma discussão síncrona, você está presente em tempo real para continuar a conversa.

Por outro lado, existem ferramentas de gerenciamento de projetos, software de e-mail, gravadores de tela e software de bate-papo. Ao usar essas tecnologias, você tem a opção de responder a um indivíduo em seu próprio tempo. Semelhante a um bate-papo, você pode responder imediatamente ou mais tarde. Quando você utiliza qualquer uma dessas ferramentas assíncronas para se envolver com outras pessoas, você está se envolvendo em comunicação assíncrona.

Vamos discutir a comunicação assíncrona em profundidade neste blog. Quais são as vantagens e desvantagens da comunicação assíncrona, por que as empresas confiam nela e quais são as ferramentas de comunicação assíncrona mais usadas no local de trabalho?

Qual é a definição de comunicação assíncrona?

A comunicação assíncrona é uma conversa não em tempo real.

Quando dois ou mais indivíduos comunicam informações sem esperar uma resposta imediata, diz-se que eles estão se comunicando de forma assíncrona. Ao se envolver em comunicação assíncrona, você pode escolher quando responder a uma mensagem de texto ou bate-papo de um amigo, colega ou membro da família.

A comunicação assíncrona é caracterizada por uma abordagem descontraída da interação. Apesar do fato de que isso pode não parecer tão atraente, tem inúmeras vantagens (que exploraremos mais adiante neste blog). Funciona de forma eficaz para profissões que exigem longos períodos de atenção. Ao lidar com a maior parte da comunicação de forma assíncrona, você pode dedicar mais tempo ao tópico em questão em vez de atender chamadas telefônicas.

Para compartilhar informações por telefone ou videoconferência, você deve estar online ou fisicamente presente no mesmo local. Se isso ocorrer com muita frequência, você gastará uma quantidade substancial de tempo conversando com outras pessoas.

Este é apenas um aspecto fundamental da comunicação assíncrona.

Vamos nos aprofundar nas distinções entre comunicação síncrona e assíncrona.

A comunicação pode ser assíncrona ou síncrona

Aqui está uma tabela de comparação abrangente, destacando as distinções entre comunicação síncrona e assíncrona para uma perspectiva mais ampla.

Interação assíncrona

Um método de comunicação entre duas ou mais partes sem manter atividade simultânea. Não é necessário que seja concluído em tempo real. Assim, mesmo quando os usuários estão offline, o diálogo ainda é possível.

A comunicação assíncrona é lenta e pode estender a duração de uma conversa. Pode haver um atraso nas respostas, pois os usuários só podem trocar pensamentos e ideias quando desejam fazê-lo.

A comunicação assíncrona é uma excelente opção para atividades que exigem ampla investigação e pensamento crítico. Aqui, uma quantidade maior de tempo deve ser gasta pensando. Não é ideal para tarefas que exigem resultados imediatos.

A comunicação assíncrona carece de intimidade. Há um atraso entre cada interação. Os participantes não podem, portanto, ver ou ouvir uns aos outros em tempo real. Usando filmes de gravação de tela, a conversa pode ser mais personalizada.

Interação síncrona

Método de comunicação em tempo real entre duas ou mais partes. Para realizar uma discussão síncrona, todos os participantes devem estar presentes. Sem ele, é impossível manter uma conversa.

A comunicação síncrona é mais rápida. Como as respostas são praticamente instantâneas, leva muito menos tempo para trocar informações.

A comunicação síncrona é ideal para trabalhos que exigem ação imediata. A comunicação em tempo real e a troca de informações podem agilizar o processo de tomada de decisão. Esse tipo de comunicação é inapropriado para cargos que exigem extensa investigação.

A comunicação em tempo real é mais pessoal. Como é realizado em tempo real, os participantes podem interagir enquanto se olham. Isso facilita a formação de um vínculo pessoal. Semelhante a conversar por telefone com um lead para resolver suas preocupações relacionadas ao produto.

Por que as empresas utilizam a comunicação assíncrona?

Conhecer o conceito e a distinção entre comunicação síncrona e assíncrona é uma técnica fantástica para obter insights sobre esse tópico. Nesta seção do blog, investigaremos por que as empresas estão adotando a comunicação assíncrona e incorporando-a em sua cultura de trabalho.

Um modo de comunicação mais eficiente

Menos interrupções equivalem a maior eficiência. A comunicação assíncrona permite que os funcionários trabalhem em uma tarefa por um longo período de tempo. Devido à natureza não em tempo real da comunicação, não há necessidade de entrar em uma chamada ou conferência no meio. Automaticamente, ele permite que os usuários realizem mais tarefas dentro de um determinado período de tempo. Como as empresas ficaram obcecadas com a produtividade, as plataformas de comunicação assíncrona tornaram-se uma escolha óbvia.

Comunicação entre equipes com consideração

Equipes com conexões fortes podem aumentar a produtividade em 25%. Ao promover uma cultura de trabalho assíncrona, as empresas podem esperar melhorar a conectividade entre as equipes. A comunicação assíncrona facilita uma atitude mais compassiva em relação ao trabalho em equipe.

Em vez de agendar videoconferências e chamadas telefônicas de hora em hora, os sistemas assíncronos permitem que pelo menos algumas responsabilidades de comunicação sejam atrasadas. Isso permitirá que os membros da equipe coletem suas ideias e reflitam mais profundamente. Isso inspirará a equipe a colaborar de forma mais eficiente a longo prazo.

Melhores relações gerais em toda a organização

Quando você permite que seus funcionários se concentrem em seu trabalho e desenvolvam uma base sólida para uma comunicação inteligente com seus colegas de trabalho, você promove uma cultura empresarial positiva. Estabelece um equilíbrio delicado entre cumprir prazos pessoais e contribuir para o trabalho em equipe em uma atmosfera de comunicação aberta. Também ajuda na retenção de funcionários, já que 62% dos funcionários que têm relacionamentos estreitos com seus colegas de trabalho preferem rejeitar ofertas alternativas de emprego.

Comunicação fácil em vários fusos horários

Se você colaborar com pessoas de diferentes locais geográficos e fusos horários, a comunicação assíncrona oferece a vantagem. Você não pode esperar que todos os membros da equipe estejam acessíveis para todas as chamadas síncronas devido a restrições de agendamento.

A comunicação assíncrona é mais benéfica para a interação da equipe. Utilize o intervalo de tempo a seu favor, sendo mais consciente do que você diz e aproveite a oportunidade de desenvolver relacionamentos mais profundos com trabalhadores distantes. Portanto, é essencial incluir uma ferramenta de comunicação assíncrona na lista de recursos de trabalho à distância.

Mantém um registro de comunicação

Um número significativo de métodos de comunicação assíncrona depende da comunicação escrita. Isso soa como um esforço adicional porque falar é mais espontâneo e fácil do que escrever. No entanto, há um forro de prata. Você pode monitorar a comunicação por meio de comunicação assíncrona. Você sempre pode voltar, consultar interações anteriores e obter novos insights. Isso se torna cada vez mais crítico quando a comunicação assíncrona é usada para se conectar com os clientes. Ele auxilia na solução de disputas e serve como base de conhecimento das equipes.

Vantagens da comunicação assíncrona

Um pequeno número de empresas está experimentando os benefícios da comunicação assíncrona no local de trabalho. Poucas pessoas mudarão para o trabalho remoto no futuro e utilizarão ferramentas assíncronas. Que vantagens os funcionários podem antecipar a partir deste modo de comunicação? Esta parte do blog explica.

Reduzir a tensão mental

A comunicação síncrona frequente pode ser uma fonte de estresse. Imagine participar de videoconferências consecutivas com vários membros. Você deve mudar seu foco entre os alto-falantes, permanecer alerta o tempo todo e falar quando for a sua vez.

Essa combinação pode ser avassaladora e causar problemas como fadiga do Zoom, enquanto a comunicação assíncrona mantém você longe desse tipo de estresse. Quando você pode escolher o que e quando dizer, você tem maior controle sobre sua comunicação e equilíbrio mental.

Mais fácil de se envolver em discussões

Nem todo mundo se sente confortável com chamadas de internet ao vivo. Mesmo a perspectiva disso pode ser traumática para indivíduos com ansiedade social. A ansiedade decorre do pavor de ser avaliado ou comparado a outros. Chamadas síncronas podem ser prejudiciais para a equipe em tais circunstâncias.

Com a comunicação assíncrona, os funcionários conseguem superar rapidamente esse sentimento. Não há pressão sobre eles para soar ou aparecer de uma certa maneira. Além disso, eles não sentem palpitações quando solicitados a fazer comentários ou pensamentos. Eles podem construí-lo e compartilhá-lo com os outros.

Maior adaptabilidade

Setenta por cento dos funcionários procuram empregos com flexibilidade. Isso torna seu emprego mais atraente. Isso é compreensível, uma vez que muitos funcionários dão maior ênfase ao equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Trabalhar remotamente oferece um grau de flexibilidade. Mas se a comunicação é predominantemente síncrona, ela não dura muito. Seu tempo produtivo é consumido com telefonemas e reuniões.

Ao utilizar canais de comunicação mais assíncronos, os funcionários podem organizar melhor seus horários de trabalho. Eles têm controle não apenas sobre seu horário de trabalho, mas também quando se comunicam com outras pessoas. Eles têm mais liberdade para desempenhar suas funções sem interrupções e podem agendar respostas de bate-papo e e-mail para o final do dia.

Trabalho profundo

O trabalho profundo envolve entrar em uma zona produtiva na qual você trabalha por um longo período de tempo sem interrupções. O trabalho profundo é crucial para que as equipes remotas obtenham bons resultados. Isso é possível através da comunicação assíncrona. Ao reduzir a quantidade de chamadas síncronas, os funcionários podem atingir um estado de fluxo e se concentrar na conclusão da tarefa.

Mais controle

Se você leu até aqui no blog, deve ter aprendido uma coisa: a comunicação assíncrona te dá maior controle sobre sua agenda. Por horário, tanto o trabalho quanto a comunicação estão implícitos.

Isso é significativo para os funcionários, porque eles concluem suas tarefas, se comunicam cuidadosamente com seus colegas de trabalho, têm maior realização mental e são significativamente mais felizes. Também é vantajoso para as empresas, pois elas não precisam se preocupar com altas taxas de rotatividade de funcionários ou gastar dinheiro adicional constantemente adquirindo novas pessoas. Esta é uma daquelas situações inusitadas em que maior controle leva a maiores resultados.

Aspectos negativos da comunicação assíncrona

A comunicação assíncrona oferece inúmeros benefícios. Proporciona mais independência, promove uma comunicação significativa, facilita o trabalho aprofundado e contribui para um equilíbrio mais saudável entre vida profissional e pessoal. No entanto, tem algumas desvantagens que podem interferir no trabalho regular. Você deve estar ciente das seguintes três principais desvantagens das soluções de comunicação assíncrona.

Menos apelo pessoal

A comunicação assíncrona permite tempos de resposta mais longos às conversas. No entanto, ao fazê-lo, perde a personalização oferecida pela comunicação síncrona. Limitar o envolvimento presencial ao vivo pode ter uma influência prejudicial sobre o pessoal. Uma duração maior sem essas interações pode levar a sentimentos de isolamento. A personalização também é vital na comunicação com o cliente.

Oitenta e quatro por cento dos clientes concordaram que gastariam mais em uma marca com atendimento individualizado. Se você optar por e-mail em vez de telefonemas nessa situação, poderá acabar perdendo consumidores. Além disso, há sempre a possibilidade de que sua carta escrita seja mal interpretada, o que só aumentará seu problema.

Mais tempo na execução da ação

Em um ambiente competitivo, as empresas prosperam agindo rapidamente. Normalmente, esses movimentos são feitos após extensa deliberação da equipe. Em uma chamada síncrona, cada membro da equipe pode interagir em tempo real, apresentar suas ideias e iniciar a ação. Com a comunicação assíncrona, isso é simplesmente impossível.

Como os indivíduos têm a opção de se comunicar com os outros conforme sua conveniência, eles não podem participar imediatamente. Isso atrasa o processo de tomada de ação. A estagnação das decisões na comunicação prejudica os ganhos da empresa. Se você gerencia um negócio em que as ações devem ser feitas muito rapidamente, a comunicação assíncrona para interações limitadas gerará maiores retornos.

Não é adequado para brainstorming rápido

Semelhante às atividades rápidas, o brainstorming imediato e a comunicação assíncrona não combinam bem. Sessões de brainstorming são essenciais para promover a participação e a colaboração dentro de uma empresa. Nem toda sessão de brainstorming resultará em uma solução específica, mas incentiva as pessoas a compartilhar seus pensamentos.

Com chamadas síncronas, eles podem fazer isso imediatamente e receber feedback imediato. Eles não são obrigados a esperar que os outros respondam em seu prazo. As tecnologias assíncronas podem ser usadas para brainstorming, mas a prioridade e a expectativa devem ser definidas de acordo. Os participantes devem receber instruções explícitas sobre como a comunicação assíncrona funciona e o que antecipar.

Nove aplicativos para comunicação assíncrona eficaz

Vamos investigar as ferramentas assíncronas mais comuns utilizadas em escritórios e situações de trabalho remoto.

Aplicativo de e-mail

Com mais de 3 milhões de e-mails recebidos a cada segundo, não é difícil entender como as ferramentas de comunicação por e-mail funcionam. Os emails são assíncronos porque você não espera uma resposta imediata após enviá-los. É permitido ao destinatário responder à sua própria conveniência.

Os e-mails são um método comum de comunicação dentro e fora da organização devido à sua usabilidade. Seja para conversas em equipe ou atendimento ao cliente, o e-mail faz um excelente trabalho ao facilitar a comunicação transparente.

Aplicativo de gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos é um componente integral do trabalho diário em ambientes corporativos e remotos. Usando um software de gerenciamento de projetos, as equipes acompanham as atividades usando um quadro scrum ou kanban. Eles se comunicam de forma assíncrona reposicionando cartas de baralho em várias categorias. A maioria das categorias reflete quais tarefas foram concluídas, quantas estão em andamento e quantas devem ser iniciadas.

As equipes também podem deixar comentários nos cartões uns dos outros e recrutar membros da equipe como colaboradores para colaborar no progresso. O software de gerenciamento de projetos é um excelente exemplo de como as tarefas podem ser concluídas sem exigir comunicação síncrona constante.

Aplicativo de mensagens instantâneas

As equipes usam mensagens instantâneas, geralmente conhecidas como bate-papos, para discutir revisões, comentários e atualizações que não precisam de email. Normalmente, as mensagens instantâneas são mais curtas e mais convenientes para mensagens rápidas. Economiza tempo e aumenta a produtividade quando há vários trabalhos a serem realizados sucessivamente. As equipes podem formar grupos sociais distintos para discutir temas não relacionados ao trabalho sem interferir em seu horário de trabalho.

Aplicativos de compartilhamento de tela

O software de compartilhamento de tela permite que os usuários compartilhem conteúdo em uma tela de laptop ou desktop de forma assíncrona com outras pessoas. Além disso, eles podem gravar imagens da webcam com narração falada. Os gravadores de tela estão entre os poucos instrumentos que permitem a comunicação de vídeo assíncrona.

Funciona excepcionalmente bem para fornecer comentários pessoais, gravar vídeos tutoriais, incorporar e-mails de boas-vindas e criar apresentações em vídeo. À medida que o número de trabalhadores remotos aumenta, os gravadores de tela têm um futuro brilhante no setor de comunicação por vídeo.

Aplicativos de gestão do conhecimento

Empresas e conglomerados utilizam software de gerenciamento de conhecimento, um tipo de software de gerenciamento de conteúdo, para construir um repositório de informações. Normalmente, as informações incluem operações em toda a empresa que podem ser visualizadas por todos os funcionários.

Qualquer pessoa pode contribuir continuamente para o software de gestão do conhecimento. É um exemplo de ferramenta de comunicação assíncrona, pois permite desenvolver um sistema de informação à vontade. Os cocriadores também podem comentar ou alterar as informações uns dos outros, permitindo que trabalhem juntos em direção a um objetivo comum.

Software de fórum baseado na Web

Os fóruns online são amplamente utilizados para envolver funcionários e clientes na jornada de desenvolvimento de produtos de uma empresa. 15% dos usuários da Internet participam regularmente de fóruns e comunidades online lendo e deixando comentários. Também tem um benefício estratégico para as empresas; quando você desenvolve uma comunidade com as partes interessadas, elas têm um interesse pessoal no progresso da empresa e um nível mais alto de confiança em você.

Os funcionários podem postar consultas em um fórum para receber respostas de colegas de equipe. Os clientes também podem postar consultas, solicitações de recursos e atualizações de desenvolvimento de produtos. Como o objetivo aqui é esclarecer e não conversar, as discussões são predominantemente assíncronas.

Aplicativo de pesquisa

Enquetes e pesquisas são comparáveis ​​aos fóruns da internet. A principal distinção é que as pesquisas não são necessariamente contínuas. É realizado periodicamente para compreender o feedback do cliente, a avaliação do produto e as expectativas do mercado. Da mesma forma, pode ser realizado internamente para determinar o que os funcionários acreditam sobre a organização.

As pesquisas podem ser realizadas de forma síncrona, como por telefone. No entanto, pesquisas assíncronas são melhores, pois são menos assustadoras e dão aos entrevistados mais tempo para considerar suas respostas. Em uma pesquisa assíncrona, as empresas distribuem formulários de feedback, incluindo perguntas pré-preenchidas. Clientes e funcionários podem inserir seus pensamentos a seu critério. Não há pressão excessiva para responder imediatamente.

Aplicativo de lousa digital

As lousas digitais online servem como instrumentos para brainstorming. Em vez de organizar uma conversa por vídeo ou telefone para discutir novas ideias ou inspirações, as lousas digitais permitem que você faça isso de maneira assíncrona com a mesma eficácia. Também permite maior liberdade para mexer na interface do usuário, permitindo que você a personalize de acordo com o seu desejo. Para compartilhar ideias, você pode criar quadros e adicionar notas.

Quando conduzido por meio de canais de comunicação síncronos, o brainstorming parece mais atraente. No entanto, tecnologias assíncronas, como software de quadro branco, fornecem uma perspectiva visual, o que abre novas oportunidades.

Software de gerenciamento de reuniões

Os executivos acreditam que 67% das reuniões falham terrivelmente em expressar a agenda principal da reunião. Todos os dias, são mais de 5 milhões de reuniões. A perda de produção é catastrófica. Reuniões sem agenda são mais prejudiciais para equipes remotas, pois os membros têm um nível maior de responsabilidade pessoal pela conclusão de tarefas.

O software de gerenciamento de reuniões é incrivelmente útil para ter reuniões mais focadas e objetivas. Usando essas tecnologias, você não pode eliminar as reuniões síncronas, mas pode criar uma agenda mais eficiente. Usando o software de gerenciamento de reuniões, os membros da equipe podem se preparar com antecedência para os tópicos a serem discutidos durante a chamada. Eles podem definir agendas, prazos e adicionar documentos para colaborar de forma eficaz. Isso garante que cada membro da equipe esteja ciente da agenda e da abordagem da reunião.

A comunicação assíncrona é a chave para o sucesso da equipe remota

Trabalhar remotamente é principalmente assumir responsabilidades e concluir tarefas dentro do cronograma. Portanto, requer esforço intensivo e maior flexibilidade de comunicação. A comunicação assíncrona oferece ambos os benefícios. Os trabalhadores remotos podem se concentrar nas atividades em questão e planejar as respostas das mensagens para um momento posterior. Isso reduz o estresse e promove um equilíbrio mais saudável entre vida profissional e pessoal.

Isso é mais apropriado para equipes remotas e espalhadas globalmente que trabalham em fusos horários diferentes. Com tantos novos trabalhadores remotos entrando na organização, a comunicação assíncrona terá maior demanda e as equipes remotas a preferirão.

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