Como as pequenas empresas deveriam delegar os recursos humanos?

Muitas pequenas empresas abordam os recursos humanos da mesma forma que podem abordar a segurança contra incêndio: as responsabilidades de administrar a organização podem obrigá-las a desconsiderar até mesmo as medidas de conformidade mais fundamentais e, quando surge um problema, elas são forçadas a correr.

Como as pequenas empresas deveriam delegar os recursos humanos?

Pesquisas indicam que 54% das pequenas empresas lidam com problemas de emprego internamente para economizar dinheiro. No entanto, muitos CEOs dessas empresas percebem que seu tempo seria melhor gasto em vendas, tecnologia e outras tarefas.

No final, muitos funcionários que assumem responsabilidades de RH estão despreparados. De acordo com o Ad Hoc Human Resource Management Study, da ADP, 70% das organizações com cinco a 49 funcionários adicionam RH às responsabilidades de funcionários com pouca ou nenhuma experiência em questões de força de trabalho. Aproximadamente 23% do tempo, esses “gerentes ad hoc de RH” ocupam cargos como administrador de escritório e diretor de operações, enquanto 11% trabalham em finanças.

A ADP relatou que, embora esses indivíduos dediquem 20% de seu tempo às preocupações da força de trabalho, 81% não têm confiança em suas habilidades de RH e 82% não têm treinamento profissional de RH. Apenas 20% das pessoas dessas empresas estão confiantes em sua capacidade de lidar com recursos humanos “sem cometer erros”. Sem surpresa, de acordo com uma pesquisa da empresa de folha de pagamento Paychex, menos da metade dos proprietários de pequenas empresas estão muito confiantes em suas práticas de RH.

Segundo especialistas, do ponto de vista comercial, empresas com menos de 20 funcionários se beneficiam quando o proprietário delega tarefas de RH a um funcionário interno. Mas não basta que os executivos comecem a delegar na hora certa; eles também devem avaliar a quem confiarão seu pessoal e como ajudarão esses indivíduos a prosperar.

Ao delegar

Obviamente, a primeira questão é quando um proprietário deve começar a delegar. Conforme relatado pela SHRM Online no início deste ano, as funções de RH são necessárias assim que o primeiro funcionário é contratado. As pequenas empresas dependem de seus proprietários para o sucesso de várias maneiras que vão muito além da administração.

Profissionais de RH de pequenas empresas, empresários e consultores que o momento de começar a delegar normalmente acontece por volta da décima contratação. No entanto, esta estimativa não é baseada em nenhum tipo de cálculo. Em vez disso, eles afirmam que é nessa época que os executivos de uma organização percebem que seu tempo poderia ser melhor gasto em outro lugar.

“O empresário deve sempre delegar quando seu tempo é melhor gasto em outro lugar”, disse Barry Moltz, consultor de pequenas empresas com sede em New Buffalo, Michigan. “Especialmente no início, eles devem se concentrar no molho secreto do negócio e delegar o resto.”

Brian Murray, diretor de talento e cultura da Likeable Media, uma agência de marketing digital com 47 funcionários na cidade de Nova York, relatou que os proprietários das empresas perceberam que precisavam de assistência com recursos humanos logo após contratar seu 15º funcionário. Antes disso, a CEO era responsável pela folha de pagamento e benefícios, mas percebeu que seu tempo seria melhor gasto com vendas e consultoria. De acordo com Murray, “Ela mudou de tentar economizar dinheiro para tentar ganhar dinheiro.”

A escolha também foi influenciada pelo objetivo dos proprietários de criar um ambiente de trabalho estimulante. Murray afirmou: “Eles sentem que tratar as pessoas com respeito leva ao aumento dos lucros.” Além de alocar responsabilidades de RH, era essencial garantir que o RH não fosse negligenciado.

Há outras indicações mais tangíveis de que os proprietários precisam de assistência de RH. Quando quatro gerentes contratam em métodos diversos, é necessária uma estratégia unificada, de acordo com Murray. A padronização aumenta a produtividade em várias áreas, incluindo administração de emprego e benefícios. Os proprietários devem estar sempre atentos às ineficiências, razão pela qual Murray citou a criação de um manual de políticas como uma de suas primeiras e mais significativas realizações.

Ao determinar se um proprietário deve atribuir responsabilidades de RH, o volume de negócios e a rotatividade também são considerações importantes.

Como sócia e diretora de comunicações, Jean Edwards supervisionou os recursos humanos da Psynergy Programs, uma das empresas operadora de instituições residenciais de saúde mental com sede em Morgan Hill, Califórnia. Ela lembrou que, devido ao alto índice de rotatividade do setor, a gestão dos recursos humanos da empresa logo se tornou “um atoleiro”, mesmo com o auxílio de um consultor. “Quando você passa de 55 para 70 funcionários, fica impossível acompanhar o recrutamento e a integração”, explicou ela.

A resposta imediata de Edwards foi contratar um consultor para garantir a conformidade e ajudar no recrutamento. Edwards declarou: “Não tínhamos ninguém a quem eu pudesse delegar” como resultado do investimento significativo da empresa na contratação de pessoal para administrar suas instalações com eficiência.

Menos de um ano após a abertura do terceiro local da Psynergy em 2015, ela contratou um generalista de RH em tempo integral. Com mais de setenta funcionários e mais chegando em um ambiente de alta rotatividade, ela afirmou, “precisávamos processar esses aplicativos mais rapidamente”. Precisávamos agilizar sua triagem e liberação pelo Departamento de Justiça, bem como sua colocação e treinamento.

Identifique o Indivíduo Correto

Depois de decidir delegar responsabilidades de RH, muitos empresários cometem o erro de designar funcionários com base em suas funções e não em suas habilidades.

Moltz afirmou: “Infelizmente, eles selecionam indivíduos que não são mais qualificados do que qualquer outro gerente no local de trabalho”. “Eles devem selecionar alguém que possa manter tudo discreto, seja estruturado administrativamente e, o mais importante, seja um ouvinte empático e um guia para os funcionários.”

Jose Palomino, CEO da Value Prop Interactive, uma empresa de treinamento em vendas e marketing com cinco funcionários em Malvern, Pensilvânia, declarou: eles precisam de certas habilidades e habilidades.” “Você está procurando alguém que tenha trabalhado em pequenas empresas e tenha apreço por isso.”

Além disso, Palomino afirmou que o representante de RH de uma pequena empresa deve ter excelentes habilidades interpessoais. Frequentemente, observou ele, “serão eles que darão más notícias”.

Delegação Implica Instrução

Moltz e Palomino sugeriram que selecionar o melhor candidato requer reconhecer o indivíduo com o maior potencial e, em seguida, treiná-lo. O pior erro que um empresário pode cometer é delegar responsabilidades de RH a alguém que não possui pelo menos uma educação básica.

Chrys Martin, advogado de Portland, Oregon, do departamento de direito trabalhista do escritório de advocacia Davis Wright Tremaine, afirmou que, embora uma perspectiva estratégica seja crucial, “são as porcas e parafusos que podem tropeçar em você”.

As pequenas empresas podem utilizar uma variedade de opções de assistência. Martin afirmou que vários estados oferecem cursos e assistência técnica. Murray afirmou que usa informações da Society for Human Resource Management (SHRM) e sua rede local para ficar a par das últimas tendências e leis.

Murray afirmou que, quando assumiu as responsabilidades de RH da Likeable (ele foi originalmente contratado para um cargo diferente), os proprietários da empresa se esforçaram para apresentá-lo a pessoas de outras empresas que estavam realizando o tipo de trabalho que ele estava começando a realizar.

Segundo ele, conceder-lhe tempo de treinamento e auxiliá-lo no aprendizado fez uma diferença significativa em seu desempenho. “Os proprietários devem ajudar seu pessoal de RH e escolher alguém que esteja entusiasmado com o campo.”

Além da resolução de disputas, as habilidades críticas de RH incluem inteligência emocional e a capacidade de entender problemas de várias perspectivas, como a da organização e do funcionário.

Murray continuou: “Se alguém está com baixo desempenho, você deve perguntar se eles receberam feedback”. Ele sente que tais processos mentais não ocorrem naturalmente para todos, portanto, os líderes empresariais devem entender que “algum RH não pode ser ensinado”.

Martin disse que o treinamento de empresas não deve se limitar aos indicados para lidar com recursos humanos. Por exemplo, “com organizações menores, a contratação é feita por executivos importantes”, observou ela.

“Portanto, eles também devem receber treinamento. Algumas funções administrativas podem ser atribuídas, mas certas responsabilidades permanecem com os proprietários.”

Esteja pronto para desenvolver

Uma vez que os proprietários de empresas designam uma pessoa responsável pelos recursos humanos (RH), eles não terminam. Como Martin descobriu, as necessidades de uma empresa se alteram à medida que ela se expande e adiciona mais locais e tarefas mais complexas. “Você deve reavaliar a cada ano mais ou menos”, aconselhou ela. “Se você recrutou 20 funcionários, três dos quais trabalham remotamente, provavelmente é hora de expandir as responsabilidades de RH do gerente do escritório”, escreve o autor.

Martin acredita que organizações com 25 ou mais funcionários devem ter pelo menos um profissional de RH na equipe. Caso contrário, eles devem investigar se a terceirização é uma alternativa econômica. “Quando você atinge 75 ou 100 funcionários”, ela continuou, “você precisa de um profissional de recursos humanos em tempo integral que possa lidar com tudo”, incluindo gerenciar qualquer terceirização.

Ela afirmou: “Existem recursos disponíveis” para donos de empresas considerando seus primeiros passos no RH. “Discutir com outras pessoas em seu setor. Localize grupos regionais de RH. Consulte um advogado de confiança.” E, continuou ela, certifique-se de que seu representante de RH esteja incluído em seu planejamento estratégico. “Um profissional de RH que faz apenas tarefas funcionais é a pessoa errada”, comentou.

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