Estratégia e Execução de um Evento Virtual

O planejamento de um evento virtual tem duas partes: estratégia e execução. Embora Estratégia e Execução de Eventos Virtuais: Um Guia do Praticante entre em detalhes sobre os tópicos a seguir, selecionamos alguns pontos-chave para você começar.

Estratégia e Execução de um Evento Virtual

Quando havia uma necessidade premente e não havia muito o que fazer, muitas organizações faziam seus eventos presenciais online porque achavam que era a única maneira de atender à necessidade. Embora os eventos virtuais já existam há algum tempo, a pressa de transformar um evento presencial complicado em virtual causou muitos problemas.

À medida que os planejadores experimentavam diferentes maneiras de planejar e executar eventos virtuais, eles aprendiam e melhoravam a cada novo evento. Nos últimos meses, organizações de todos os tipos vêm experimentando eventos virtuais para ver o que podem e o que não podem fazer. Isso gerou muitas ideias novas. Os eventos virtuais podem receber a atenção que merecem agora que temos mais opções do que nunca e estamos pensando nos efeitos de longo prazo do nosso novo normal.

Eventos virtuais geralmente precisam de habilidades e disciplina entre equipes que podem não ter sido necessárias para um evento presencial para lidar com a logística e as partes técnicas. E embora muitas partes da realização de um evento virtual sejam iguais à realização de um pessoalmente (como promoção e registro), criar e capturar o envolvimento dos participantes em um ambiente virtual geralmente exige repensar sua programação e tecnologia.

Como fazer um planejamento para um evento virtual

Como você descobre quais eventos podem ser feitos online? Talvez mais importante, quais partes desses eventos podem ser virtuais? Isso requer um olhar cuidadoso sobre o propósito e os objetivos do evento.

Por que você deveria se importar?

Por que isso aconteceu em primeiro lugar? Quando você se torna virtual, precisa levar seu evento ao mínimo e começar de novo. Embora a forma como os eventos virtuais e presenciais são executados seja muito semelhante, a forma como eles são planejados é diferente.

Quais foram os KPIs ou objetivos do evento? Você consegue alcançar seus objetivos originais online?

Ao detalhar o evento, alinhá-lo com metas antigas ou novas deixará claro para que serve o evento. No eBook, apresentamos alguns objetivos comuns para você.

Não tenha medo de experimentar coisas novas

Tenta a tua sorte! Mesmo que esse tipo de evento seja novo e esteja mudando, seja corajoso, pense em grandes ideias e tente algo diferente.

Explore diferentes opções de eventos virtuais

Você não precisa fazer uma conferência tradicional só porque estava indo antes. Conferências virtuais, webinars e eventos de networking não são exatamente iguais aos presenciais. Confira nossa tabela de tipos de eventos no eBook para saber mais.

Planeje seus gastos

Sem um orçamento, você não pode planejar um evento. Como alguns dos custos dos eventos presenciais não existem mais, seu orçamento pode ter diminuído ou você pode ter um pouco mais de espaço para se movimentar. Antes de começar a planejar seu evento virtual, você deve dar uma olhada na sua situação. Algumas coisas, como comida e bebida, você não precisará, mas precisará da tecnologia certa para um bom evento virtual, o que pode consumir mais do seu orçamento.

Planejadores e profissionais de marketing se unem

Planejadores e profissionais de marketing precisam começar a aprender uns com os outros. Os profissionais de marketing já têm muita tecnologia de eventos virtuais e os planejadores sabem como resolver qualquer problema que possa surgir durante um evento. Profissionais de marketing e planejadores precisarão ajudar uns aos outros para que um evento virtual corra bem.

Obtendo provas de ROI e sucesso do evento

No geral, mudar para o virtual é uma maneira de fazer com que as pessoas se interessem de uma maneira nova, mas o básico ainda é o mesmo. Com mais tecnologia sendo usada, há mais dados do que nunca para rastrear o envolvimento dos participantes e o sucesso de um evento. Os planejadores podem comparar o sucesso de todos os tipos de eventos, sejam eles presenciais, online ou uma mistura de ambos, se usarem os mesmos sistemas.

Como fazer eventos virtuais acontecerem

Comece por ter uma ideia clara de como você quer que a experiência seja. Nesse caso, você precisa de uma visão ampla e integrada que use dados de eventos virtuais e passados ​​para obter uma visão completa de como as pessoas estão interessadas.

Traga a atitude certa e o conjunto de habilidades

Para eventos virtuais, você precisa manter a mente aberta, ser criativo e estar disposto a mudar. Mas quem não se adaptou bem nos últimos anos? Os eventos virtuais nunca serão iguais aos eventos presenciais. A simples verdade é que. Portanto, não tente planejar um evento antigo novamente. On-line, os participantes recebem informações de diferentes maneiras. Aceite isso e dê a si mesmo permissão para pensar fora da caixa. Com esse tipo de atitude, esteja pronto para experimentar novas tecnologias. Agora que vivemos na era digital, quanto mais você souber, melhor será o seu evento.

A execução antes do evento não parece muito diferente.

Não se preocupe, nem tudo é diferente. Não importa que tipo de evento seja, os estágios iniciais de montagem são basicamente os mesmos.

Engajamento de eventos virtuais

O envolvimento dos participantes é construído em quatro elementos principais.

  • A experiência do conteúdo: Quando algo é virtual, o conteúdo É a experiência, por isso precisa brilhar.
  • Networking e fazer conexões: os participantes ainda precisam conversar uns com os outros, e a tecnologia tornou mais fácil do que nunca fazê-lo virtualmente.
  • A experiência do patrocínio: Dê aos patrocinadores a chance de brilhar em ambientes virtuais.
  • Dados e análises: com as informações corretas de pesquisas ao vivo, participação em sessões e outras fontes, você pode planejar para tornar seu evento o mais valioso possível.

O mundo da tecnologia online

Como o streaming de vídeo, videoconferência, webinars e conferência virtual são diferentes? Dependendo do tipo de evento virtual que você realizará, você precisará de diferentes tipos de tecnologia de eventos. Para escolher os tipos certos de tecnologia, você precisa saber o que está por aí e o que funcionará para você.

Como escolher a estratégia certa e execução de um evento virtual

Com objetivos claros, a tecnologia certa e um melhor envolvimento, você pode levar suas experiências virtuais para o próximo nível. Essas foram diretrizes importantes para que você faça bem seu evento virtual, seguindo a estratégia e a execução que melhor se adequa as suas necessidades.

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