Estrutura mínima de recursos humanos – Seis ações para todo RH

Hoje, acredito que não se discute mais a importância dos recursos humanos. Pelo contrário, cada atividade, cada área e cada assunto discutido dentro da área de RH tornou-se extremamente estratégico para uma empresa. Pequenas, médias, grandes empresas… Sejam elas brasileiras ou estrangeiras… Deve haver uma estrutura mínima de recursos humanos para cada uma delas.

Estrutura mínima de recursos humanos - Seis ações para todo RH

Mas, infelizmente, isso ainda não é uma realidade no mundo da maioria das organizações, principalmente as de pequeno porte, que carecem de um RH estruturado ou de um profissional de RH qualificado.

Além disso, ao considerar o RH como uma área estratégica, é importante entender que não basta apenas existir; ele também deve estar ativo. E como isso é possível?

Existe algum padrão a ser seguido? Como definir a melhor estrutura de RH para sua empresa? Como você cria uma zona RH do nada? Como reconstruir uma área de UR que já existe, mas é deficiente? Como você sabe quais práticas são as melhores? Como você sabe quando usá-los e como colocá-los em ação?

Assim, com base em toda a minha experiência na área de Recursos Humanos e Gestão, resolvi compartilhar com todos vocês como sonhei, idealizei e implementei áreas de RH nestes negócios.

Diante disso, vamos discutir algumas dicas e ações que todo RH deve estar atento para possuir uma estrutura mínima de recursos humanos. Espero poder ajudá-los.

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Identificando a área de RH

Antes de prosseguirmos, consideremos a atitude do médico: a primeira coisa que ele faz (o bom médico, claro) quando chega um novo paciente é fazer uma anamnese, que nada mais é do que uma investigação do histórico de sua saúde até você chegou.

Através desta investigação, ele se sentirá mais seguro para diagnosticar e recomendar o melhor tratamento e medicação para a situação atual.

Quando se trata de implantar um departamento de Recursos Humanos em uma empresa, o primeiro passo é conhecer a empresa e o departamento atual. É fazer um diagnóstico interno e externo, ou “anamnese”, para determinar a situação atual, onde devemos focar nossa atenção e o que podemos usar como trampolim para seguir em frente. Esta etapa é crítica!

Identificando e mapeando a área de RH

Então, começando pelo fato de você já ter feito o seu diagnóstico, você sabe onde está.

Agora é a hora de partir para a próxima etapa, que nada mais é do que mapear todo o processo que já existe. Você pode me perguntar: “Adriana, como vou mapear um processo se não existe uma área de RH?” Boa pergunta! Mas lembre-se que mesmo que um RH formal não “exista”, sua empresa precisará contratar um, correto? É necessário enviar para treinamento, no mínimo a obrigatoriedade? É necessário pagar os salários? Então você tem processos!

O desafio é identificá-los, mapeá-los, entender como funcionam agora e identificar quais são os “buracos” e “problemas” existentes nesses processos atuais. Esta etapa é crítica para identificar áreas potenciais de melhoria para que você possa efetuar a mudança.

Outro passo que você pode tomar é terceirizar o serviço para uma consultoria ou fazer você mesmo. Essa é uma decisão que só você e sua empresa podem tomar.

Criação de novos fluxos e designs de processos

Chegamos ao terceiro passo; já diagnosticamos o departamento, identificamos e mapeamos todos os processos atuais; agora, para conseguirmos uma estrutura mínima de recursos humanos, é hora de organizar tudo e implementar as mudanças necessárias.

O que isto significa? Em outras palavras, agora você deve redesenhar seus processos e fluxos de trabalho de acordo com as melhores práticas e técnicas.

Comece pelos mais importantes, aqueles que têm maior impacto ou custo, ou aqueles que você considera essenciais para uma área específica de RH, como R&S, T&D, Remuneraço e Benefícios, Salários Pagamento, e assim por diante.

É fundamental que você entenda sua empresa e seus requisitos neste momento. Cada empresa valoriza ou prioriza um processo específico. E faz parte do trabalho dela definir isso.

Implementação de procedimentos e políticas

Depois de implementar novos fluxos e redesenhar novos processos, era hora de começar a construir procedimentos e políticas. O que exatamente é um procedimento? Em poucas palavras, é uma explicação passo a passo de como você deve proceder em relação a qualquer problema de RH.

Quando se trata de procedimento, recorro imediatamente à ISO 9001 – Padrões de qualidade. Você não precisa fazer isso; o link que passo é imediato porque trabalho com qualidade desde o início da minha carreira, então uma coisa leva diretamente a outra.

Se a sua empresa estiver em processo de implementação da ISO 9001, você será obrigado a fazê-lo. Por outro lado, terá acesso a um consultor que o ajudará em todo o processo.

Se sua empresa não está nesse processo, não precisa se desesperar. Existe o “Google” e inúmeras instruções para criar um procedimento. Existe um processo passo a passo. Você também pode terceirizar o serviço da mesma forma.

Descrever todos os deveres e funções

Todo bom departamento de RH deve ter detalhado todos os trabalhos e funções de sua empresa, para ter uma estrutura mínima de recursos humanos. Isso é extremamente importante.

Todo negócio requer uma direção e organização de descrições de cargos. Cada funcionário deve entender quais são seus pontos fortes, o que a empresa espera deles e onde ele pode progredir profissionalmente dentro da organização. Também é fundamental que ele entenda o que a empresa espera dele diante da estrutura existente.

A descrição do trabalho também pode ser usada para determinar quais habilidades técnicas e comportamentais são necessárias, bem como treinamentos, cursos e assim por diante.

A descrição de um cargo para uma organização é de extrema importância, pois é a base para a implementação de todos os processos de avaliação, remuneração e remuneração variável, sendo necessário entender como são realizadas no dia a dia todas as funções dos diversos departamentos de uma organização.

Da mesma forma, você tem duas opções: terceirizar o serviço ou fazer você mesmo pesquisando na internet modelos de descrições de funções.

Instalando uma tabela salarial básica

O melhor lugar do mundo seria onde poderíamos contratar uma empresa de primeira linha para implementar um departamento de remuneração e benefícios, e estamos falando de consultorias como o Hay Group aqui. São os mais respeitados e conhecidos do mercado, com uma técnica ímpar de avaliação de cargos e salários. Há algumas empresas que têm esse processo em vigor. Em primeiro lugar pelo custo para as empresas, mas também pela dificuldade de as empresas offshore se adaptarem a este processo. Para ser sincero, nunca ouvi falar de uma empresa offshore que usasse esse sistema. Este, posso dizer, é o sistema dos meus sonhos!

Por outro lado, toda empresa requer uma organização básica de folha de pagamento. Então vamos considerar esta opção. Criar um sistema de salário básico é difícil. É preciso muito conhecimento e experiência para implementar algo assim.

É preciso entender como avaliar um emprego, as técnicas disponíveis e como fazer uma pesquisa salarial no setor em que você trabalha (que é frequente e totalmente fechado). Também é preciso entender como fazer pesquisa de mercado, elaborar tabela salarial, fórmulas de cálculo e política de remuneração e benefícios, com orientações, etapas e passo a passo.

Eu ficaria muito leviana se dissesse que é possível fazer isso sem nenhum conhecimento do assunto. Não, não é possível. Passei anos estudando o assunto, fiz vários cursos e ainda estou aprendendo.

Minha recomendação é que você, como profissional, estude e se especialize nessa área, pois existem inúmeros cursos disponíveis, ou que contrate uma boa consultoria para fazer o trabalho.

A coisa mais importante a lembrar aqui é que este projeto deve ser cuidadosamente pesquisado, projetado e implementado. Não há espaço para erros aqui. Por isso, procure um bom profissional ou uma consultoria para te auxiliar nesse processo!

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