Evento Virtual – 4 Maneiras de Atrair Mais Pessoas
By MarkertingA forma como fazemos negócios e nos conectamos com prospects e clientes mudou de várias maneiras. À medida que nos acostumamos a trabalhar principalmente em casa e online, está se tornando cada vez mais importante tentar novas maneiras de fazer coisas tradicionais. Um ótimo exemplo disso é o evento virtual!
Feiras e conferências sempre foram uma parte importante do desenvolvimento de negócios e networking no setor de SaaS. Esses eventos ajudam a atrair bons clientes e construir fortes parcerias no mundo dos negócios. As organizações e a indústria estão se afastando desses tipos de eventos e se aproximando dos eventos virtuais.
Embora um evento virtual seja muito diferente das grandes reuniões do setor que fazem parte de nossas vidas de negócios há tanto tempo, ele tem o potencial de ser igualmente bem-sucedido. Se você está apenas pensando em fazer seu primeiro evento virtual ou já está planejando, as quatro dicas abaixo ajudarão você a garantir que seja um sucesso e que todos se divirtam.
1. Estratégia para implementação interna
A primeira coisa que você deve ter um plano é como seu evento funcionará por dentro. Você não poderá manter ou mesmo ganhar participantes se o seu evento não for implementado corretamente. Pense nos três Ps, que são plataforma, pré-gravação e prática.
Plataforma
Você precisará de um local para realizar seu evento virtual, é claro. Seu evento será muito melhor se você escolher a plataforma certa. Para ter certeza de que você fez a escolha certa, há algumas coisas que você deve ter em mente.
- Quantas pessoas podem ficar na plataforma?
Isso pode fazer a diferença entre um evento com 50 pessoas e um com 1.000 ou mais pessoas. Você deve sempre pensar em uma plataforma que possa lidar com mais interesse em seu evento do que o esperado. Se menos pessoas aparecerem do que o esperado, uma plataforma com maior capacidade ainda funcionará bem. No entanto, se aparecerem mais pessoas do que o esperado, uma plataforma com menor capacidade pode não ser capaz de proporcionar uma boa experiência.
- A plataforma permite apresentações pré-gravadas que o apresentador pode controlar ao vivo?
Falaremos sobre isso um pouco mais em breve, mas poder compartilhar apresentações pré-gravadas muda a forma como os participantes experimentam o evento e como eles podem se envolver.
- Quais recursos de engajamento existem?
Procure uma plataforma que tenha maneiras integradas de envolver as pessoas, como enquetes ao vivo, questionários, bate-papo e assim por diante. Manter as pessoas interessadas durante os segmentos torna sua experiência mais agradável e positiva.
Pré-gravação
Como mencionado acima, uma coisa a se procurar em uma plataforma é a capacidade de usar uma apresentação pré-gravada. Fazer com que seus apresentadores gravem suas palestras com antecedência é uma boa ideia por vários motivos. A razão mais óbvia é que muitas vezes faz a apresentação parecer melhor. O benefício menos óbvio é que dá ao apresentador mais tempo para falar com o público durante o evento. Com uma apresentação pré-gravada, o palestrante pode parar e adicionar uma enquete ou questionário ao vivo para o público. Também dá ao apresentador a chance de falar sobre o conteúdo que está mostrando.
Prática
Não importa se as sessões são ao vivo ou pré-gravadas, a prática leva à perfeição (ou quase). Os apresentadores provavelmente não precisam ser instruídos a praticar suas palestras antes de proferi-las. Mas você também deve experimentar a plataforma que será usada para realizar seu evento. Certifique-se de que todos saibam como usar a plataforma e todos os seus recursos, para que você possa corrigir rapidamente quaisquer problemas técnicos que possam surgir durante o seu evento virtual.
2. Plano de marketing e promoção com muitas partes
O principal objetivo de um evento virtual é que muitas pessoas apareçam. Para atingir esse objetivo, você precisa criar um plano de marketing e promoção que tenha mais de uma camada para alcançar o maior número possível de participantes em potencial.
Local na rede Internet
As informações do seu evento devem ser encontradas em seu site. Quer você crie um microsite separado para seu evento ou coloque tudo em seu site principal, você precisará fornecer informações sobre o evento antes, durante e depois dele.
Certifique-se de que o valor do evento esteja claro em suas mensagens por meio dos destaques do palestrante e do apresentador. Dê um cronograma de sessões e chances de networking, e certifique-se de promover o evento em sua página inicial e em qualquer outro lugar do seu site que faça sentido.
Promoção por e-mail
O e-mail é uma ótima maneira de divulgar seu evento, deixar as pessoas animadas e fazer com que elas apareçam. Comece enviando e-mails de teaser antes de grandes anúncios, como a data do evento, quando as inscrições abrem e quem são os palestrantes. As pessoas vão prestar atenção e compartilhar esses e-mails.
Use promoções por e-mail para fazer as pessoas sentirem que precisam agir rapidamente antes que o registro termine e o evento comece. Diga às pessoas que o tempo está acabando se elas ainda não se inscreveram. Diga-lhes que ainda não se inscreveram para aprender com [insira o nome do orador interessante aqui]. Use o email marketing para dizer a eles o quanto você quer que eles venham e o quanto eles se beneficiarão com a vinda.
Promoção de mídia social
Ao divulgar seu evento virtual nas redes sociais, você pode alcançar mais pessoas e fazê-lo de uma forma muito interessante. Compartilhe notícias importantes sobre palestrantes, parceiros, oportunidades de networking e assim por diante por meio dos canais sociais que sua empresa configurou. Crie um evento no Facebook, um grupo no LinkedIn e hashtags (#) para que as pessoas se interessem e divulguem.
Além disso, peça à sua equipe interna, palestrantes, parceiros e outras pessoas para promover o evento por meio de suas contas de mídia social. Ao fazer isso, você aumentará o número de pessoas que podem vir.
Mídias sociais pagas
A mídia social paga é uma ótima maneira de informar as pessoas sobre seu evento online. Você pode alcançar um grande número de pessoas interessadas em seu setor usando anúncios no Google, LinkedIn e Facebook. Se você já estiver usando mídia paga para divulgar sua empresa, adicione a promoção de eventos ao seu plano para um evento virtual. Se você não estiver, é fácil configurar publicidade de mídia social paga no canal social ou canais onde as pessoas do seu setor passam o tempo.
Parcerias
Criar parcerias para eventos pode ser bom para sua organização, para a outra organização com a qual você está trabalhando e para seu público. Uma parceria adiciona ao que seu evento tem a oferecer, tornando-o mais atraente para uma ampla gama de pessoas em seu setor. As parcerias também oferecem mais maneiras de divulgar seu evento.
3. Estratégia de Engajamento do Evento
A participação em um evento virtual não é apenas sobre quantas pessoas se inscrevem ou aparecem. Também é julgado pela forma como as pessoas estavam envolvidas no evento. No dia do seu evento, você pode ter muitas pessoas lá, mas se elas não estiverem interessadas, elas podem sair mais cedo ou achar que o evento não valeu a pena.
Tempos de interação
Incentive os apresentadores e organizadores de eventos a dar aos participantes chances de participar. Enquetes ao vivo, questionários e sessões de perguntas e respostas manterão as pessoas interessadas e envolvidas no evento como um todo. Isso também pode levar as pessoas a compartilhar sua experiência em tempo real, o que pode fazer com que outras pessoas em sua rede se interessem em participar.
Participando da sociedade
Permita que participantes e pessoas do mesmo setor se conectem por meio das mídias sociais. Iniciadores de conversas, como os principais tópicos das sessões ou citações dos apresentadores, criam um senso de comunidade em seu evento e atraem as pessoas. cumprimentos virtuais por estar tão envolvido.
Crie um grupo no Facebook onde as pessoas possam compartilhar seus pensamentos, pedir conselhos a outros especialistas e se conectar com alguém que possa ajudá-los a expandir seus negócios. Um grupo no Facebook também é uma boa maneira de manter as pessoas conectadas e interessadas após o término do seu evento.
4. Um plano para manter o ritmo após o evento
Mesmo que seu objetivo imediato seja levar muitas pessoas ao seu evento, seu trabalho não deve parar quando o evento terminar. Um evento de sucesso afetará quantos clientes e parceiros de negócios em potencial aparecem. E se você quiser sediar outro evento virtual no futuro, o que você fizer após o evento pode afetar as pessoas que comparecerão ao seu próximo evento. Certifique-se de ter um plano que mantenha o ritmo do seu evento ou se baseie nele.
Participantes da pesquisa
Aproveite para perguntar às pessoas que vieram o que elas gostaram no evento e o que poderia ser feito de melhor. Esse feedback ajudará você a descobrir o quão bem você está se saindo. Pedir feedback às pessoas também mostra o quanto você as aprecia e o quanto você aprecia que elas estejam lá.
Ofereça sessões sob demanda
Disponibilize suas sessões de apresentador sob demanda. As pessoas vão gostar de poder voltar às sessões que julgaram mais importantes ou úteis. Isso também dá às pessoas que não puderam ir ou souberam do evento tarde demais para se inscrever uma chance de se beneficiar dele após o fato. Isso aumenta o número de pessoas que foram ao evento.
Conteúdo pós-evento
Certifique-se de usar o conteúdo para lembrar as pessoas de algumas das melhores partes do evento e fazer com que as pessoas que não foram sintam que perderam algo. Compartilhe as melhores partes de cada sessão nas mídias sociais e escreva em blogs sobre o que as pessoas aprenderam com seu evento.
Engajamento da comunidade em andamento
Seu evento provavelmente vai reunir as pessoas. Mantenha essa comunidade interessada, dando-lhes coisas para falar e lembretes do que aprenderam no evento. Use este grupo para informar as pessoas sobre os próximos eventos ou serviços que você está oferecendo. Certifique-se de dizer a essas pessoas na comunidade para convidar pessoas que conhecem para participar da comunidade também.
Ao dar o primeiro passo no espaço do evento virtual, lembre-se de que uma boa participação é mais do que apenas as pessoas que aparecem. Com as estratégias corretas de eventos virtuais implementadas para garantir que o evento corra bem e agregue valor aos membros do setor, você encontrará novas maneiras de expandir seus negócios em um mundo que está sempre mudando.
Estratégia e Execução de um Evento Virtual
O planejamento de um evento virtual tem duas partes: estratégia e execução. Embora Estratégia e Execução de Eventos Virtuais: Um Guia do Praticante entre em detalhes sobre os tópicos a seguir, selecionamos alguns pontos-chave para você começar.
Quando havia uma necessidade premente e não havia muito o que fazer, muitas organizações faziam seus eventos presenciais online porque achavam que era a única maneira de atender à necessidade. Embora os eventos virtuais já existam há algum tempo, a pressa de transformar um evento presencial complicado em virtual causou muitos problemas.
À medida que os planejadores experimentavam diferentes maneiras de planejar e executar eventos virtuais, eles aprendiam e melhoravam a cada novo evento. Nos últimos meses, organizações de todos os tipos vêm experimentando eventos virtuais para ver o que podem e o que não podem fazer. Isso gerou muitas ideias novas. Os eventos virtuais podem receber a atenção que merecem agora que temos mais opções do que nunca e estamos pensando nos efeitos de longo prazo do nosso novo normal.
Eventos virtuais geralmente precisam de habilidades e disciplina entre equipes que podem não ter sido necessárias para um evento presencial para lidar com a logística e as partes técnicas. E embora muitas partes da realização de um evento virtual sejam iguais à realização de um pessoalmente (como promoção e registro), criar e capturar o envolvimento dos participantes em um ambiente virtual geralmente exige repensar sua programação e tecnologia.
Como fazer um planejamento para um evento virtual
Como você descobre quais eventos podem ser feitos online? Talvez mais importante, quais partes desses eventos podem ser virtuais? Isso requer um olhar cuidadoso sobre o propósito e os objetivos do evento.
Por que você deveria se importar?
Por que isso aconteceu em primeiro lugar? Quando você se torna virtual, precisa levar seu evento ao mínimo e começar de novo. Embora a forma como os eventos virtuais e presenciais são executados seja muito semelhante, a forma como eles são planejados é diferente.
Quais foram os KPIs ou objetivos do evento? Você consegue alcançar seus objetivos originais online?
Ao detalhar o evento, alinhá-lo com metas antigas ou novas deixará claro para que serve o evento. No eBook, apresentamos alguns objetivos comuns para você.
Não tenha medo de experimentar coisas novas
Tenta a tua sorte! Mesmo que esse tipo de evento seja novo e esteja mudando, seja corajoso, pense em grandes ideias e tente algo diferente.
Explore diferentes opções de eventos virtuais
Você não precisa fazer uma conferência tradicional só porque estava indo antes. Conferências virtuais, webinars e eventos de networking não são exatamente iguais aos presenciais. Confira nossa tabela de tipos de eventos no eBook para saber mais.
Planeje seus gastos
Sem um orçamento, você não pode planejar um evento. Como alguns dos custos dos eventos presenciais não existem mais, seu orçamento pode ter diminuído ou você pode ter um pouco mais de espaço para se movimentar. Antes de começar a planejar seu evento virtual, você deve dar uma olhada na sua situação. Algumas coisas, como comida e bebida, você não precisará, mas precisará da tecnologia certa para um bom evento virtual, o que pode consumir mais do seu orçamento.
Planejadores e profissionais de marketing se unem
Planejadores e profissionais de marketing precisam começar a aprender uns com os outros. Os profissionais de marketing já têm muita tecnologia de eventos virtuais e os planejadores sabem como resolver qualquer problema que possa surgir durante um evento. Profissionais de marketing e planejadores precisarão ajudar uns aos outros para que um evento virtual corra bem.
Obtendo provas de ROI e sucesso do evento
No geral, mudar para o virtual é uma maneira de fazer com que as pessoas se interessem de uma maneira nova, mas o básico ainda é o mesmo. Com mais tecnologia sendo usada, há mais dados do que nunca para rastrear o envolvimento dos participantes e o sucesso de um evento. Os planejadores podem comparar o sucesso de todos os tipos de eventos, sejam eles presenciais, online ou uma mistura de ambos, se usarem os mesmos sistemas.
Como fazer eventos virtuais acontecerem
Comece por ter uma ideia clara de como você quer que a experiência seja. Nesse caso, você precisa de uma visão ampla e integrada que use dados de eventos virtuais e passados para obter uma visão completa de como as pessoas estão interessadas.
Traga a atitude certa e o conjunto de habilidades
Para eventos virtuais, você precisa manter a mente aberta, ser criativo e estar disposto a mudar. Mas quem não se adaptou bem nos últimos anos? Os eventos virtuais nunca serão iguais aos eventos presenciais. A simples verdade é que. Portanto, não tente planejar um evento antigo novamente. On-line, os participantes recebem informações de diferentes maneiras. Aceite isso e dê a si mesmo permissão para pensar fora da caixa. Com esse tipo de atitude, esteja pronto para experimentar novas tecnologias. Agora que vivemos na era digital, quanto mais você souber, melhor será o seu evento.
A execução antes do evento não parece muito diferente.
Não se preocupe, nem tudo é diferente. Não importa que tipo de evento seja, os estágios iniciais de montagem são basicamente os mesmos.
Engajamento de eventos virtuais
O envolvimento dos participantes é construído em quatro elementos principais.
- A experiência do conteúdo: Quando algo é virtual, o conteúdo É a experiência, por isso precisa brilhar.
- Networking e fazer conexões: os participantes ainda precisam conversar uns com os outros, e a tecnologia tornou mais fácil do que nunca fazê-lo virtualmente.
- A experiência do patrocínio: Dê aos patrocinadores a chance de brilhar em ambientes virtuais.
- Dados e análises: com as informações corretas de pesquisas ao vivo, participação em sessões e outras fontes, você pode planejar para tornar seu evento o mais valioso possível.
O mundo da tecnologia online
Como o streaming de vídeo, videoconferência, webinars e conferência virtual são diferentes? Dependendo do tipo de evento virtual que você realizará, você precisará de diferentes tipos de tecnologia de eventos. Para escolher os tipos certos de tecnologia, você precisa saber o que está por aí e o que funcionará para você.
Como escolher a estratégia certa e execução de um evento virtual
Com objetivos claros, a tecnologia certa e um melhor envolvimento, você pode levar suas experiências virtuais para o próximo nível. Essas foram diretrizes importantes para que você faça bem seu evento virtual, seguindo a estratégia e a execução que melhor se adequa as suas necessidades.
Como Organizar um Evento Virtual de Sucesso com Data Analytics
Entender como organizar um evento virtual de sucesso com Data Analytics é crucial. O famoso professor de matemática britânico e empresário de ciência de dados Clive Humby já dizia: “Os dados são o novo petróleo. (Assim como o petróleo) devem ser transformados em plástico, produtos químicos de gás, gás etc. negócio, então os dados precisam ser analisados e discriminados por seu valor.”
À medida que mais e mais pessoas adotam eventos virtuais para lidar com as interrupções causadas pela epidemia, há uma chance de os organizadores de eventos se beneficiarem das informações. Um dos aspectos mais atraentes dos eventos digitais é que eles produzem uma abundância de detalhes específicos de dados que ajudarão a determinar qual foi o desempenho do seu evento. Existem muitas maneiras de explorar o poder desses números, no entanto, três são notáveis.
Descubra o que os membros do seu público estão procurando — – e o que eles não estão
As informações do evento virtual ajudam você a entender melhor seus convidados individualmente e coletivamente. Por exemplo, ao rastrear registros semanais, você pode aprender sobre os dados demográficos mais valiosos do seu público e descobrir tendências. Além disso, você pode analisar os tipos de ingressos que tiveram bom desempenho em eventos anteriores e criar um plano de preços econômico. Também é possível determinar quais palestrantes, sessões e estandes são mais populares e os formatos de concurso mais apreciados, e o método preferido de socialização entre os participantes.
Seus convidados estão gostando da ocasião? Como Organizar um Evento Virtual de Sucesso? Qual sessão foi a mais popular? Número de participantes? Os participantes estão participando de enquetes? Em vez de ponderar, use os dados e análises do evento para obter respostas a esta pergunta e muito mais.
Certifique-se de que os patrocinadores saibam que colocaram seu dinheiro no lugar certo (como organizar um evento virtual de sucesso)
Os patrocínios contribuem significativamente para a receita geral do evento. É por isso que você deve fornecer a seus expositores e patrocinadores as métricas apropriadas que mostrem o valor que seu evento pode trazer. Para fazer isso, seu software de evento digital deve fornecer informações pertinentes, como estatísticas sobre anúncios de banner patrocinados, cliques de impressões exclusivas resultantes de anúncios colocados em locais diferentes e detalhes dos participantes.
Outra medida importante são os dados de tráfego do estande. Quantas pessoas compareceram? Quais foram suas ações? Eles pediram uma demonstração do produto? Tudo isso pode esclarecer o nível de visibilidade e as possibilidades de geração de leads que seus patrocinadores desfrutaram no evento. Isso ajuda você a construir um argumento convincente sobre o motivo pelo qual eles devem continuar patrocinando seus eventos.
As vantagens das reuniões virtuais são evidentes e permitem que você se conecte com um público maior com uma fração do custo dos eventos tradicionais e forneça melhores dados sobre audiência e informações.
Antes de definir seus KPIs, você deve saber o objetivo do evento, se o objetivo é aumentar o reconhecimento da marca, gerar leads qualificados ou aumentar o número de visitantes do seu site.
Aqui estão 7 KPIs para organizar um evento virtual de sucesso:
Registro do evento
O número de pessoas que se inscrevem é sempre um bom indicador para começar sua análise para qualquer evento, mas é igualmente importante medir isso em relação ao número de pessoas que se registram. Se houver uma grande diferença entre esses dois números, você deve gastar tempo para descobrir o motivo pelo qual as pessoas estão perdendo o tempo entre a participação e a inscrição.
Quanto tempo os participantes permaneceram online?
Outro importante indicador de sucesso é a retenção de presença. Você deseja que seus convidados fiquem mais engajados e passem mais tempo durante o evento. Não existe um padrão para determinar qual é a porcentagem “boa” de retenção, portanto, considere seus eventos anteriores para estabelecer um benchmark.
Taxa de resposta para pesquisas ao vivo
As taxas de resposta de enquetes ou pesquisas ao vivo são uma métrica importante para medir o nível de engajamento dos participantes – e, portanto, o sucesso dos eventos virtuais.
Campanhas de e-mail (Como Organizar um Evento Virtual de Sucesso)
As campanhas de marketing por e-mail são uma excelente maneira de alcançar seus participantes e seu público antes ou durante o evento, além de postar. Quase todas as plataformas de marketing pagas permitem determinar as métricas de desempenho de seus e-mails, como taxas de abertura, taxas de cliques e cancelamentos de assinatura.
Engajamento e menções nas mídias sociais
O envolvimento e as menções nas mídias sociais na hashtag ou página do seu evento são uma estatística crucial que pode ajudar a comprovar a eficácia do seu evento e é uma ideia benéfica para rastrear o número de menções e interações que você obtém por meio de sites de mídia social.
Clientes que compraram
É um KPI crucial para avaliar o sucesso de um evento, juntamente com a quantidade de leads qualificados e pipeline.
Receita gerada
Estimar a quantidade de receita que você ganha com a venda de ingressos ou patrocínios, dinheiro arrecadado e outros o ajudará a avaliar o ROI do seu evento em termos de dinheiro.
Determine o ROI ‘real’ (Como Organizar um Evento Virtual de Sucesso)
O retorno sobre o investimento (ROI) de um evento virtual não é apenas sobre o que você pode ganhar do ponto de vista financeiro do. Enquanto o rácio das despesas e a receita é um ponto de partida ideal para determinar o retorno financeiro do investimento, o ROI real depende dos objetivos do seu evento. Se você está desejando retorno em exposição de marca, por exemplo. Seu ROI não inclui apenas o valor que você ganha, bem como quaisquer marketing boca a boca e impacto de PR.
Da mesma forma, quando você estiver definindo os Indicadores Chave de Desempenho do seu evento (KPIs), examine a meta que espera alcançar. Você está procurando uma quantidade específica de lucro? Você deseja obter um alto nível de engajamento do seu público? Você está aumentando a discussão sobre um assunto ou atraindo membros para sua organização? As plataformas de eventos virtuais permitem monitorar todos os pontos de informação, além de fornecer análises completas. Em seguida, você pode acompanhar isso em relação às suas metas de ROI e avaliar como organizar um evento virtual de sucesso
Tecnologia para medir KPIs importantes de eventos híbridos e virtuais
Eduvem é a melhor plataforma para seus eventos híbridos, presenciais ou virtuais para empresas. Ao combinar a capacidade de imaginar, a tecnologia para criar um evento que seja envolvente, bem como medir os KPIs importantes para eventos, é possível mudar a forma como você e seus convidados veem os eventos e mudar a forma como você conduz os negócios.
