KPIs para eventos

Quando você está organizando um evento presencial ou um evento virtual ou híbrido, você precisa das ferramentas certas para ajudá-lo a planejá-lo e também para avaliar o sucesso por meio de KPIs importantes para eventos.

Por que os KPIs para eventos virtuais e híbridos são tão importantes?

É simples, mas você precisa estar ciente se está atingindo seus objetivos. Como você determina o ROI do seu evento quando você não conhece o método pelo qual está medindo os resultados? O rastreamento de métricas de eventos vinculadas às metas que você definiu pode ajudar a comprovar esse ROI.

Monitorar o gerenciamento de eventos pode ser a melhor maneira de garantir um evento bem-sucedido e uma experiência repetível.

Eventos para branding e marketing de seu empregador são numerosos. Existem eventos internos e externos à empresa. Cada um tem seu próprio propósito. Eventos, reuniões e encontros são realizados para impulsionar o espírito da equipe. Eles auxiliam na apresentação de ideias sobre soluções para problemas atuais ou até mesmo discutem a direção futura do negócio. Eventos fora da empresa podem ser realizados para atrair novos talentos, expandir o reconhecimento da marca ou até mesmo estabelecer uma imagem.

Se você está ciente do que está tentando realizar, é possível medi-lo com precisão. Somente quando você souber a melhor maneira de medi-lo, você terá sucesso sempre.

Definir KPIs Importantes para Eventos Virtuais e Híbridos

Antes que você possa determinar os KPIs, é essencial primeiro estabelecer suas metas. Isso deve ser feito durante o estágio inicial de planejamento do estágio do evento , quando você identifica os principais motivos por trás de qualquer evento. Por exemplo, as métricas de desempenho do seu evento podem ser diferentes quando você está organizando eventos ambientalmente sustentáveis ​​para atrair ambientalistas. o evento híbrido que você organiza para empresas que lidam com petróleo e gás.

O primeiro passo é estabelecer o que você gostaria de realizar com o seu evento. Você planeja monitorar as métricas dos eventos, como participação, satisfação dos participantes, bem como novas cargas ou fechamento de contratos? Grave todos eles. Esta é a tela que você usará para o seu mapa final.

Selecione o objetivo que é mais importante do ponto de vista de uma empresa, nomeie-o como objetivo principal. Este é o principal indicador do sucesso da sua empresa. Em seguida, você deve considerar os outros objetivos e dividir sua importância. Certifique-se de que suas integrações de tecnologia de eventos sejam capazes de rastrear eventos da maneira que você deseja.

Utilizando uma plataforma virtual para eventos, você pode acompanhar todos os aspectos que acontecem durante a sua celebração, seja presencial ou totalmente virtual, usando elementos virtuais dentro de um híbrido.

Quais são os KPIs Importantes para Eventos Virtuais e Híbridos?

Embora cada evento seja único, existem algumas métricas essenciais de gerenciamento de eventos que devem ser rastreadas. Aqui estão nossas principais seleções e a razão pela qual elas são tão importantes.

#1 Participantes do evento

Presença é um conceito simples É também uma das principais métricas dos eventos, não importa se é um evento presencial, um evento híbrido ou um evento virtual. Métricas de presença em eventos validam suas expectativas.

Qual a importância de medir o número de pessoas que participam de um evento?

A comparação do público estimado em relação ao público real lhe dirá a eficácia de seus esforços. Além disso, serve como base de cálculo, como custo por participante ou ROI. Além disso, rastreia a eficácia dos esforços promocionais antes dos eventos. Para eventos futuros, ele o ajudará a manter seus objetivos razoáveis.

Como você pode determinar a presença de um evento?

É possível contar bilhetes vendidos ou check-ins. Você pode contar a contagem manualmente ou empregar software para planejadores de eventos que cuidarão do trabalho para você.

#2 Aquisição

Muitas pessoas RSVP para o evento, mas não participam do evento. O rastreamento das métricas do evento, como participação e aquisição, pode ajudar a determinar a eficácia de suas atividades promocionais antes do evento e pode ser usado para planejar marketing futuro.

Por que medir a aquisição é tão importante?

Esse é um problema comum principalmente com eventos gratuitos. Ao medir a quantidade de aquisição do evento, você pode determinar o valor do seu evento para o público que pretende atingir.

Qual é a melhor maneira de medir a aquisição de eventos?

Isso é bastante simples. Você pode comparar a quantidade que RSVP (inscritos) com a quantidade de participantes que realmente estiveram na sua festa (participantes).

#3 Satisfação dos participantes (KPIs importantes para eventos)

A experiência dos participantes está entre os fatores mais cruciais que determinam o sucesso de um evento, este é um dos KPIs importantes para eventos que você precisa medir.

Por que medir a satisfação entre os participantes é importante?

Se seus convidados estiverem felizes e satisfeitos, eles terão uma impressão melhor de sua empresa e aprenderão uma coisa ou duas. Isso ajudará com sua marca e pode levar a uma maior publicidade.

Como você pode avaliar a satisfação dos participantes?

Enquetes e outras ferramentas de engajamento do evento ajudarão você a determinar se os participantes acharam que valeu a pena. Procure as menções nas mídias sociais sobre o evento. Utilize ferramentas baseadas na web para rastreá-los e avaliar o sentimento dos comentários. Além disso, observe o tom das observações sobre a própria marca. Confira os comentários anteriores e posteriores ao evento.

#4 Perfil demográfico do público-alvo

Se você conseguir atrair as pessoas mais adequadas, terá mais chances de ser bem-sucedido.

Por que é crucial medir o perfil demográfico do público-alvo?

Atrair as pessoas certas e estabelecer embaixadores da marca para o futuro pode ajudá-lo a alcançar seus objetivos. A análise deste KPI ajudará você a determinar as características do grupo-alvo que podem ser utilizadas em ações subsequentes.

Como você pode determinar quantas pessoas fazem parte do seu público-alvo?

As ferramentas de eventos virtuais podem ajudar a identificar os participantes do seu sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente. Você também pode incluir perguntas relacionadas a dados demográficos no formulário de inscrição para ajudá-lo a categorizar esses participantes.

#5: Menções de mídia social

Estamos no Facebook, Twitter e LinkedIn. Seu evento também deve estar na lista. Você deve estar ciente de como as pessoas falam sobre isso.

Por que é um dos KPIs importantes para eventos?

Não importa se você gostaria ou não, a mídia social desempenha um papel importante para criar buzz e branding. As menções podem revelar tópicos de tendência, como a percepção pública da sua empresa.

Como você acompanha as menções nas mídias sociais?

Existem vários aplicativos na web que rastreiam as menções e avaliam o sentimento, são as chamadas ferramentas de Social Listening. Você pode usá-los para rastrear esse KPI.

#6 ROI (KPIs importantes para eventos)

O famoso ROI. É o termo usado para descrever o retorno de investimento do evento.

Qual a importância de medir o ROI?

Não se trata de caridade. Toda ação deve trazer efeito positivo para o negócio e o retorno financeiro está entre os principais elementos. Isso traz apenas mais um passo para responder à pergunta “O investimento valeu a pena?”

Qual é a melhor maneira de medir o ROI?

Some todas as despesas de organização do evento. Examine os custos do local do evento, bem como alimentação, alto-falantes, beacons, software, despesas e assim por diante. Considere todas as vantagens financeiras que sua empresa obteve ao sediar o evento. Dê uma olhada nos dois números e aí está o ROI.

Os benefícios de monitorar KPIs importantes para eventos

Monitorar sua localização no mapa de conclusão de metas fornece os dados necessários para descobrir o que está funcionando, o que não está ou o que você deve fazer mais ou menos durante as atividades futuras.

Ele mostrará se as etapas que você executou para organizar e criar um evento são eficazes. Se as coisas não acontecerem como planejado é possível mudar e se adaptar à situação atual.

Nem todo evento é perfeito e você não deve ter medo de notícias negativas. Na verdade, pode ser uma oportunidade de ganhar. Já ouvimos “se eu soubesse disso antes?” Esse é o seu sistema de informação inicial!

Outro benefício é que, ao definir metas e KPIs, você poderá controlar com mais eficiência quem está participando do seu evento. Está certo. Estudantes de medicina não estão presentes no evento de TI! Isso pode parecer trivial, no entanto, alterar a demografia é vital se você deseja maximizar o custo para a organização ou os organizadores do evento. Elimine o marketing para quem não se interessa pelos temas que você apresenta e certamente não o ajudará a atingir seus objetivos.

Além disso, monitorar o desempenho do gerenciamento de eventos é essencial para determinar o ROI dos eventos. Mas, o ROI do investimento por si só pode não ser suficiente para decidir se valeu a pena planejar um evento específico. Outros KPIs podem ajudar a aumentar a imagem.

Não menos importante, os números são a linguagem universal que todos os departamentos podem compreender. O gerenciamento de eventos requer a cooperação de vários indivíduos. Um sistema de KPI claro ajuda a eliminar quaisquer falhas de comunicação e mantém todos focados nos objetivos.

A análise de dados não é o domínio de especialistas em SEO ou contadores. Cada pessoa envolvida na administração de um evento deve usá-lo para atingir seus objetivos e monitorar seu progresso.

Tecnologia para medir KPIs importantes de eventos híbridos e virtuais

Eduvem é a melhor plataforma para seus eventos híbridos, presenciais ou virtuais para empresas. Ao combinar a capacidade de imaginar, a tecnologia para criar um evento que seja envolvente, bem como medir os KPIs importantes para eventos, é possível mudar a forma como você e seus convidados veem os eventos e mudar a forma como você conduz os negócios.